¡Se acaba el tiempo! Cumpla con la DIAN y evite multas

Descubra cómo adaptarse al mercado colombiano y tener éxito empresarial. Evite errores en la captura de datos y capacite a su personal para cumplir con éxito.

Bogotá, mayo de 2024 – Sovos, líder en soluciones de cumplimiento empresarial, analizó las nuevas normativas de la DIAN y brindó estrategias concretas para garantizar el cumplimiento y evitar multas. El reciente webinar contó con la participación de Mario Giraldo y Dylan Cuervo, expertos en facturación electrónica de Sovos, quienes ofrecieron un análisis detallado y propositivo sobre los desafíos y oportunidades que enfrentan los empresarios del sector retail y empresas en general en Colombia.

Mario Giraldo, experto en facturación electrónica de Sovos, destacó el impacto en el mercado colombiano debido a las normativas actuales. “La DIAN ha intensificado las visitas a comercios, alcanzando hasta 26,000 en un periodo de cuatro meses. Además, se ha identificado una deuda de 2.5 millones en retenciones solo en los meses de diciembre y enero, con una estimación total de 4.5 billones para todo el año de 2023. Es un objetivo primordial para la DIAN el capturar correctamente la información tributaria del país para detectar los rubros que deben ser pagados y así impulsar el crecimiento económico de Colombia”.

Giraldo también resaltó la necesidad de comprender los requisitos normativos específicos de la región. “Los documentos electrónicos en Colombia están definidos con resoluciones de la DIAN y el modelo actual obliga a que las transacciones sean enviadas en tiempo real, seguido de una respuesta de la DIAN para cerrar la transacción. Esto es el gran desafío para las empresas del retail porque se necesita cerrar la transacción, para atender al siguiente usuario en caja, y no todas las tecnologías están en la capacidad de hacerlo… así mismo, es importante recordar que la solicitud incorrecta de información en los puntos de venta es una exigencia primordial, donde solo se requieren tres datos obligatorios: nombre o razón social, número de identificación y correo electrónico. Este enfoque detallado y la adaptación eficaz son cruciales para evitar cualquier problema con la DIAN”.

Por otra parte, Dylan Cuervo, ejecutivo de cuentas corporativo de Sovos, subrayó la falta de preparación en la solicitud de información de la factura electrónica puede generar problemas en el cumplimiento normativo, especialmente en grandes cadenas de supermercados. “Es esencial tener un proveedor tecnológico que genere alertas y monitoree los cambios normativos para mitigar los riesgos y evitar multas”.

Cuervo también hizo hincapié en que muchas empresas no disponen de sistemas robustos o actualizados para gestionar los cambios normativos de manera eficiente, lo que puede obstaculizar la implementación de la facturación electrónica. “La tecnología utilizada debe cumplir con los requisitos técnicos legales establecidos por la DIAN y ser compatible con otros actores involucrados, como clientes y proveedores, para evitar problemas de interoperabilidad. La orientación, sinergia, capacitación y avance sobre este tema son fundamentales para mitigar riesgos, contingencias y crisis”.

Según los expertos de Sovos, la presentación de informes en tiempo real garantiza que los datos de las transacciones se registren de manera inmediata y precisa, lo que facilita el cumplimiento normativo y evita posibles errores en la captura de datos. Además, el seguimiento de los esquemas técnicos especificados por la DIAN asegura que los documentos electrónicos cumplan con los estándares requeridos, lo que reduce el riesgo de incumplimiento y posibles sanciones. Estas estrategias son fundamentales para que las empresas se adapten eficazmente a las nuevas normativas y garanticen su cumplimiento en el mercado colombiano.

La Resolución 000165 de la DIAN también fue abordada en el webinar, detallando los cambios en los documentos emitidos por máquinas registradoras con sistemas POS, así como la adopción de nuevas versiones técnicas de documentos electrónicos, que deben implementarse a partir del 1 de mayo de 2024.

Aspectos clave para garantizar el éxito empresarial:

• Actualización del mercado en Colombia: Aparte de comprender el impacto de las nuevas normativas en el mercado colombiano lo cual es crucial, también es indispensable investigar lo que está sucediendo a nivel mundial frente a procesos tributarios electrónicos, para anticiparse a cambios y adaptarse eficazmente. El análisis de tendencias actuales y proyecciones facilita la identificación de oportunidades y desafíos, permitiendo la toma de decisiones estratégicas para mantener la competitividad en un entorno empresarial dinámico.

• Consideraciones clave para el éxito empresarial: Los requisitos para la implementación de Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) y la presentación de informes en tiempo real son cruciales para cumplir con las normativas tributarias colombianas. Estas herramientas permiten un monitoreo efectivo de las transacciones, reduciendo la evasión fiscal y garantizando la integridad de los registros contables. Siguiendo los esquemas técnicos especificados por la DIAN, se asegura el cumplimiento normativo y se evitan posibles sanciones, contribuyendo a la transparencia y eficiencia del sistema tributario.

• Solicitud incorrecta de información en los puntos de venta: Evitar errores en la captura de datos en los puntos de venta es crucial para mantener la integridad de los registros contables y cumplir con las normativas. La precisión en la captura de datos facilita el cumplimiento normativo, evitando posibles sanciones y asegurando la transparencia en las operaciones comerciales. Pedir más datos de los obligatorios puede implicar grandes problemas con la DIAN.

« Uno de los desafíos clave en las empresas es la complejidad en la generación de facturas electrónicas, como obliga la DIAN. Además, la demora por la tecnología propia de la compañía para la entrega y validación de documentos electrónicos puede afectar seriamente la operación. Por un lado, cada vez más personas exigen la factura electrónica, ya que si se hace el pago con tarjeta puede usarse para descuento en la declaración de renta, con hasta el 1% de descuento en la base tributaria el siguiente año. Por otro lado, es necesario recordar que la DIAN ha cerrado comercios para garantizar la correcta información y el envío de la transacción en tiempo real. Por eso, las empresas deben prepararse y anticipar los cambios normativos, colaborando entre los departamentos como principalmente los de tecnología y finanzas. No se debe dejar este proceso para el último mes, ya que la DIAN no dará más aplazamientos en la normativa de la obligatoriedad. Esto va a seguir así en Colombia, a nivel global se emiten más de 14,000 resoluciones mensuales por parte de las entidades fiscales de cada país, y todas han notado que gracias a la facturación electrónica el recaudo ha aumentado. No espere más, actúe ahora para cumplir con la DIAN y evitar multas. ¡El tiempo corre en su contra, pero aún está a tiempo de garantizar el éxito empresarial en Colombia! «, concluyó Giraldo.

La grabación del webinar ya está disponible para su acceso aquí.